Tư vấn kế hoạch tổ chức

Checklist các hạng mục sự kiện lễ khai trương:

Để đảm bảo sự kiện  lễ khai trương diễn ra đúng quy mô, mục đích và giới hạn ngân sách dự kiến. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch tổ chức khai trương và  checklist các hạng mục thực hiện sự kiện bao gồm:

• Thời gian, địa điểm tổ chức lễ khai trương.
• Mục đích và yêu cầu về quy mô, hình ảnh truyền thông, chi phí, đối tượng và số lượng khách mời tham dự sự kiện.
• Các hạng mục cơ sở vật chất tổ chức sự kiện: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, nhà bạt, sân khấu, standee, trang trí, bộ dụng cụ cắt băng khai trương,…
• Nhân sự thực hiện sự kiện: MC, lễ tân, khách VIP, ban tổ chức, đội lân sư rồng, nhóm múa, nhóm nhảy, ca sỹ, quay phim, chụp hình sự kiện,
• Các tư liệu (tờ rơi, sản phẩm mẫu, video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ) cho khách hàng tới dự lễ khai trương.
• Các ấn phẩm cần thiết kế cho buổi khai trương: thư mời, tờ rơi, banner, backrup sân khấu, standee, layout mặt bằng sự kiện,…

Tìm hiểu thêm: Dịch vụ tổ chức khai trương tại Hải Phòng

Kịch bản tổ chức lễ khai trương

Bao gồm kịch bản khung chương trình, kịch bản lời dẫn MC, kịch bản các bài phát biểu, lựa chọn thời gian, địa điểm khai trương

Để có được buổi lễ khai trương diễn ra trọn vẹn, chỉnh chu và chuyên nghiệp, công ty cần chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng về thời gian và địa điểm phù hợp tổ chức lễ khai trương.

• Ngày tốt khai trương – Ngày Tốc Hỷ: ngày Tốc Hỷ là ngày tốt để thực hiện các việc trọng đại như khởi công, khai trương, xuất hành…
• Ngày tốt khai trương – Ngày Đại Cát:  Đây là một ngày tốt lành, mang lại nhiều điều cát lợi, may mắn cho gia chủ. Xem ngày khai trương 2023 vào ngày Tiểu Cát sẽ giúp người kinh doanh buôn bán thu nhận được nhiều tài lộc, tiền bạc và danh tiếng.
• Ngày tốt khai trương – Ngày Đại An: Ngày Đại An là ngày mang lại điềm may mắn, cảm giác an tâm về mặt tâm lý. Ý nghĩa của ngày Đại An được ghép lại từ 2 từ: Đại có nghĩa là lớn, vững mạnh, lâu dài; An có nghĩa là bình an, suôn sẻ, được bảo vệ che chở và thành công. Như vậy, ngày Đại An có ý nghĩa là ngày mang lại sự yên ổn, thành công và thịnh vượng kéo dài.

Doanh nghiệp có thể dựa vào lịch vạn niên để lựa chọn những ngày tốt thuộc về ngày tốc hỷ, đại cát, đại an… phù hợp với tướng mệnh của mình. Ngoài ra, cần chú ý ngày tổ chức khai trương có phù hợp với thời gian để có sự góp mặt của khách mới sự kiện hay không.

Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức khai trương: Doanh nghiệp có thể tổ chức trước mặt tiền của showroom, cửa hàng, văn phòng của mình (nếu diện tích mặt tiền cho phép). Nếu tổ chức khai trương ngoài mặt tiền đường, doanh nghiệp chú ý nên có phương án phân luồng giao thông, chỗ để xe khách tham dự, không gian bố trí sân khấu, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng sự kiện, mái che nắng, mưa trong suốt thời gia chuẩn bị và triển khai lễ khai trương …

Trong trường hợp không gian mặt tiền không đủ để tổ chức lễ khai trương thì chọn phương án tổ chức trong showroom, văn phòng… Phương án này an toàn hơn về thời tiết, chủ động được nhiệt độ không gian. Nhưng sẽ giảm đi yếu tố truyền thông của buổi lễ khai trương cho các sản phẩm, dịch vụ đối với người đi đường.

Lên ngân sách cho kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết:

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

• Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
• Đồ ăn thức uống: ăn tiệc bàn tròn set mennu hay tiệc buffet, teabreack…
• Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
• Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình…)
• Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch cọt, thuê ca sĩ…)
• Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)
• Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
• Photo, camera
• Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
• Game, quà tặng
• Đi lại, vận chuyển
• Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
• Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh…

Tiến hành thi công, dàn dựng trang trí buổi lễ

• Bên ngoài khu vực lễ: Treo banner, bandroll, cờ phướn, cờ lưu xung quanh khu vực lễ.
• Khu vực cổng chào: Lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực lễ.
• Khu vực lễ: Lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
• Khu vực khai trương: Treo băng khánh thành, cột barie…
• Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế…

Thực hiện nghi thức cúng khai trương và khấn khai trương

Sau khi chọn được ngày tốt để khai trương, doanh nghiệp cần chuẩn bị những lễ vật để dâng lên hương án theo tục lệ để cầu cho showroom, cửa hàng, văn phòng được làm ăn thuận lợi, may mắn. Chủ doanh nghiệp sẽ chuẩn bị bài văn cúng và làm lễ cũng khai trương trước khi buổi lễ diễn ra chính thức.

KhaiTruongHaiPhong ý thức được tầm quan trọng của buổi lễ sự kiện khai trương diễn ra thành công tốt đẹp. Một buổi lễ khai trương hoành tráng, gây được sự chú ý tới công chúng, các đối tác thì ấn tượng về thị giác là điều ưu tiên hàng đầu; như vậy có nghĩa là khâu trang trí sự kiện là vô cùng quan trọng.

Mọi thông tin hợp tác Quý khách vui lòng liên hệ :

Trụ sở chính: BH 01 – 28 Vinhome Thượng Lý, Hồng Bàng, Hải Phòng

Chi Nhánh Quảng Ninh: Căn B162, Khu phố cổ Sunworld, Tp.Hạ Long, Quảng Ninh

Hotline:  +84 93 688 85 84

Website: https://khaitruonghaiphong.vn/