Tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp tại Hải Phòng

Lễ khai trương là một trong những sự kiện ra mắt doanh nghiệp, cửa hàng rất quan trọng. Dù sự kiện này tiêu tốn không ít kinh phí. Tuy nhiên, bất cứ doanh nghiệp, cửa hàng nào cũng mong muốn tổ chức chương trình khai trương thành công và suôn sẻ. Cùng Sky Event – KhaiTruongHaiPhong tìm hiểu những cho phí nào cần cho một chương trình khai trương tại Hải Phòng và bạn sẽ nhận lại được những lợi ích gì?

1. Lợi ích của trương trình khai trương

• Khai trương đánh dấu sự khởi đầu của quá trình kinh doanh

Dân gian vẫn thường nói “đầu xuôi đuôi lọt” cho tất cả các công việc, bao gồm cả việc kinh doanh. Theo đó, khai trương tại Hải Phòng được xem là bước khởi đầu cho mọi hoạt động kinh doanh. Một sự kiện khai trương thành công được xem như một dấu hiệu cho quá trình kinh doanh thuận lợi, tài phát. Ngược lại, nếu khai trương có sự cố, xảy ra trục trặc thì cũng coi như đây là dấu hiệu không tốt.

Đó là lý do vì sao người Việt luôn coi trọng sự kiện khai trương cửa hàng, doanh nghiệp.

• Khai trương là dịp để truyền thông sản phẩm, thương hiệu

Tổ chức khai trương là dịp rất tốt để bạn quảng bá sản phẩm, thương hiệu đến với khách hàng của mình.

Theo đó, người tổ chức khai trương thường tìm cách để thu hút công chúng bằng các sự kiện ca nhạc, roadshow, mời ca sĩ, nhóm nhạc, MC,… Đây chính là đòn bẩy giúp thương hiệu, sản phẩm của bạn gây sự chú ý và đến gần hơn với người tiêu dùng.

• Khai trương mang lại nguồn doanh thu đầu vào

Tại buổi lễ, cửa hàng cũng sẽ đưa ra các chương trình khuyến mãi, sampling dùng thử, giảm giá nhằm thu hút sự quan tâm từ khách hàng và công chúng. Theo đó, đây cũng là cơ hội giúp cửa hàng có doanh thu.

2. Các bước chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi khai trương

Để buổi lễ khai trương tại Hải Phòng được diễn ra thuận lợi, thành công, bạn cần ghi nhớ các công việc cần làm như sau:

• Bước 1 – Xem ngày khai trương cửa hàng: Chọn ngày tốt lành, hợp mệnh người đứng đầu để tổ chức lễ
• Bước 2 – Chuẩn bị khai trương: Thực hiện trang trí khai trương cửa hàng, văn phòng nhằm tạo điểm nhấn, thu hút khách hàng đến tham dự và khách hàng tiềm năng đến xem.
• Bước 3 – Lập kế hoạch truyền thông cho ngày khai trương: Thực hiện lên kế hoạch truyền thông trên nhiều kênh nhằm quảng bá, công bố đến nhiều khách hàng nhất có thể.
• Bước 4 – Cúng khai trương cửa hàng: Chuẩn bị đầy đủ các lễ vật cần thiết và chuẩn bị bài văn khấn cúng khai trương chuẩn chỉnh.
• Bước 5 – Bán hàng ngay ngày khai trương: Sau khi múa lân sư rồng, cắt băng khai trương, doanh nghiệp, cửa hàng có thể trực tiếp mở cửa để đón khách vào tham quan, mua sắm mở hàng. Các khâu thanh toán, khuyến mãi, đóng gói, đón khách đều phải thật tỉ mỉ để tạo ấn tượng tốt với khách.

3. Các hạng mục cho sự kiện khai trương?

Trang thiết bị cần phải có

Tùy thuộc vào quy mô của buổi lễ khai trương mà số lượng các trang thiết bị có thể thay đổi. Thế nhưng về cơ bản, mọi sự kiện đều cần phải có các trang thiết bị sau:

• Âm thanh, ánh sáng.
• Sân khấu, backdrop banner, standee và băng rôn.
• Bàn ghế của khách VIP và đại biểu, mẫu nơ áo ghế.
• Bục phát biểu, hoa cài, lẵng hoa chúc mừng.

• Khung nhà giàn, ô che mưa và nắng theo thời tiết ngày tổ chức.
• Trang trí sân khấu hoa khô, bóng bay.
• Bộ cắt băng khai trương, quạt công nghiệp, quạt hơi nước, điều hòa, cây sưởi theo mùa.
• Rối hơi, cổng chào hơi hoặc cổng chào formex.
• Thảm đỏ, sân khấu.
• Thiết bị trình chiếu.
• Hàng rào bảo vệ, rào inox làn đường dành cho khách VIP.
• Pháo điện để tạo điểm nhất khi cắt băng khai trương.

Đội ngũ nhân sự

Nhân sự là một trong những hạng mục quan trọng nhất khi tổ chức khai trương trọn gói. Tuy nhiên, số lượng người ít hay nhiều còn tùy thuộc vào quy mô buổi lễ. Về cơ bản, đội ngũ nhân sự gồm có:

• MC nam hoặc nữ.
• Nhóm nhảy, ca sĩ, tiếp tân và người mẫu.
• Thợ chụp ảnh, quay phim.
• Đội múa lân sư rồng.
• Nhóm múa trống hội.

Buổi tiệc nhẹ đơn giản, sang trọng

Việc thêm buổi tiệc nhẹ vào sự kiện khai trương sẽ giúp doanh nghiệp mang lại ấn tượng tốt cho người tham gia. Các buổi tiệc nhẹ có thể là tiệc trà, buffet mặn để chiêu đãi những vị khách và đối tác trong buổi lễ.

• Tiệc trà phù hợp với những doanh nghiệp yêu thích sự nhẹ nhàng mà lại sang trọng.
• Tiệc mặn cũng là một lựa chọn không tệ nếu bạn muốn kết nối, trao đổi với khách hàng và đối tác.
• Rượu vang cũng là một thức uống sang trọng, phù hợp với tổ chức khai trương tại Hải Phòng.

4. Quy trình tổ chức sự kiện khai trương trọn gói?

Thông qua việc tổ chức khai trương, doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu đến khách hàng. Tuy nhiên để thực được một buổi tổ chức lễ khai trương thành công, bạn cần phải tổ chức theo quy trình sau đây:

Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề

Dựa vào mục đích của buổi tổ chức, đối tượng khách hàng, số lượng khách mời… mà bạn phải lên ý tưởng, xây dựng chủ đề buổi khai trương sao cho phù hợp. Những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp định hướng được mục tiêu để thu hút sự quan tâm của người tham dự, đồng thời quảng bá được thương hiệu.

Lên kế hoạch chi tiết 

Chuẩn bị mẫu kế hoạch khai trương tại Hải Phòng chi tiết sẽ giúp bạn có một buổi khai trương thành công. Để lên timeline tốt, bạn cần căn cứ vào kinh phí đầu tư mà doanh nghiệp đã đề ra, từ đó xây dựng hạng mục, kế hoạch chi tiêu cho phù hợp và chính xác nhất.

Lên nội dung chương trình

Lên nội dung chương trình cho buổi lễ khai trương chu đáo sẽ giúp doanh nghiệp có được hình ảnh đẹp nhất trong mắt khách hàng. Để làm được điều này, bạn cần phải xây dựng nội dung một cách độc đáo, ấn tượng và đặc sắc nhất. Ví dụ như bạn có thể đan xen trò chơi có câu hỏi liên quan đến doanh nghiệp để giúp khách hàng nhớ tới buổi khai trương hơn.

Chuẩn bị các vật dụng cho buổi lễ

Để buổi lễ diễn ra suôn sẻ hơn, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các vật dụng sau:

• Chuẩn bị và làm đầy đủ các thủ tục xin phép treo banner quảng cáo tại các sở văn hóa và du lịch.
• Thiết kế banner, in ấn và phát giấy mời.
• Vẽ sơ đồ tổng thể về khu vực tổ chức cũng như các hạng mục cần trang trí.
• Lên danh sách khách mời.
• Khảo sát địa điểm tổ chức buổi lễ.

Tiến hành lễ khai trương

Để tiến hành lễ khai trương, bạn cần làm những việc sau đây:

• Setup trang trí
• Trang trí khu vực bên ngoài như treo cờ, banner…
• Hoàn thiện khu vực cổng chào.
• Khu vực tổ chức: Đa số thường được lắp đặt nhà bạt, trải thảm, sân khấu…
• Trang trí và chuẩn bị cho khu vực tiệc.
• Dọn dẹp vệ sinh.
• Tiến hành nội dung của buổi lễ.

Các tiếp tân phải là người có kinh nghiệm, chuyên nghiệp trong việc xử lý tình huống. Bên cạnh đó, họ còn phải nhanh nhẹn và có ngoại hình ưa nhìn, mặc đồng phục của doanh nghiệp để đón khách. Tiếp theo, buổi lễ sẽ được diễn ra với trình tự như sau:

• Mở đầu buổi lễ là một màn múa lân và rồng.
• Các tiết mục và trò chơi phải độc đáo và hấp dẫn.
• Giới thiệu mục đích, ý nghĩa của buổi lễ.
• Giới thiệu các đại biểu và mời chủ doanh nghiệp lên phát biểu.
• Tiếp tục thực hiện các nghi thức khai trương như cắt băng khánh thành.
• Tiếp tân tiễn khách ra về và có thể tặng quà (nếu có).

Kết thúc lễ khai trương

Sau khi kết thúc lễ khai trương, bạn cần dọn dẹp vệ sinh khu tổ chức, các thiết bị để trả mặt bằng cho doanh nghiệp và địa phương. Qua tất cả các quy trình trên, bạn có thể biết được một đơn vị chuyên tổ chức khai trương trọn gói sẽ bao gồm các công việc như lên ý tưởng, thiết kế, lên kế hoạch…

5. Chuẩn bị những gì cho lễ cúng khai trương?

Chuẩn bị mâm cúng khai trương

Hoa cúng cho lễ khai trương

Hương hoa được xem là một trong những phần không thể thiếu trong mâm cúng khai chương chuẩn Việt. Có hai loại hoa thường được sử dụng đó là hoa cúc vàng – phúc lộc, niềm vui; hoa đồng tiền – tài lộc, may mắn trong việc kinh doanh.

Mâm ngũ quả

Nói đến mâm ngũ quả tức là mâm cúng đó phải có tối thiểu 5 loại trái cây với nhiều màu sắc. Và đối với từng miền cũng có sự chuẩn bị mâm ngũ quả khác nhau như:

• Miền Bắc: chuối, na, táo, bưởi, cam, quýt, hồng, lê, lựu, đào
• Miền Nam: dưa hấu, đu đủ, Dứa, dừa, xoài, nho, thăng long, hồng xiêm

Bộ tam sên

Bộ tam sên cho lễ khai trương tượng trưng cho thổ, thủy và thiên để cầu mong sự may mắn quanh năm gồm:

• 3 hột vịt lộn
• 1 con cua (tôm) luộc, hấp (100 gram)
• 1 miếng thịt ba rọi luộc (300 gram)

Một số loại lễ vật khác

• 3 chén nước sạch
• 3 chén chè tươi
• 3 đĩa xôi
• 2 cây nến lớn
• đồ vàng mã

Nên chọn làm lễ cúng khai trương trong nhà hay ở ngoài?

Đây được xem là một trong những câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp thắc mắc khi tổ chức lễ khai trương. Và câu trả lời đó là doanh nghiệp nên chuẩn bị cả hai mâm cúng, một mâm chính ở bên ngoài và một mâm phụ ở trong nhà, bởi:

• Mâm cúng ngoài trời mang ý nghĩa khai báo, xin phép thổ địa, thần linh tại nơi xây dựng cửa hàng và cầu xin sự chiếu cố, phù hộ cho công việc kinh doanh được diễn ra thuận lợi nhất.
• Mâm cúng trong nhà là hình thức khai mở – xông đất để tạo sinh khí cho cửa hàng.

6. Báo giá tổ chức sự kiện khai trương

KhaiTruongHaiPhong đem đến dịch vụ khai trương trọn gói với các gói dịch vụ đa dạng phù hợp với kinh phí của từng doanh nghiệp! Với gói siêu tiết kiệm chỉ từ 6.690.000 VNĐ đến gói sự kiện khai trương cao cấp với mức giá chỉ từ 24.000.000VNĐ

Tìm hiểu thêm: Báo giá chi tiết gói tổ chức khai trương

Công ty tổ chức sự kiện KhaiTruongHaiPhong